Nuevo sistema de legalizaciones digitales de documentos en soporte papel

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El Colegio de Escribanos continúa con su compromiso de modernización tecnológica, digitalizando uno de sus servicios más importantes.

Con fecha 8 de julio de 2020, el Comité Ejecutivo aprobó la modalidad de legalización digital de documentos de origen notarial en soporte papel, servicio ya disponible para el notariado en el Módulo de Legalizaciones Digitales de la Plataforma de Firma Digital, dentro del sector restringido de este sitio web institucional.

Esta nueva modalidad de legalización está únicamente accesible para notarios en actividad, quienes serán los responsables de la autenticidad de los instrumentos cuya legalización requieran.

El procedimiento para la “Legalización de documento en papel vía Plataforma de Firma Digital” fue difundido a través de la circular número 71, cabezal 10, SOIN 2020, publicada el 16 de julio de 2020.

Seguidamente se detallan de manera sintética los pasos a seguir por parte del notario para proceder a la legalización digital.


PASOS PARA LA LEGALIZACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS NOTARIALES EN SOPORTE PAPEL

1. Escanear en formato PDF el documento notarial en soporte papel que se debe legalizar.

2. Generar su certificación digital a través del Módulo de Gestión de Actuaciones Digitales del sitio web institucional del Colegio de Escribanos, optando por el folio de “Copia Simple para Legalización”.

3. Firmar digitalmente (el notario) a través del Módulo de Gestión de Firma Digital del sitio web del Colegio de Escribanos.

Recomendación: colocar en el documento notarial en soporte papel, el número de folio digital de “Copia Simple para Legalización” generado en el paso 2.

4. Solicitar la legalización digital a través del Módulo de Legalizaciones Digitales del sitio web del Colegio de Escribanos, agregando la certificación digital con la firma digital del notario del escaneo del documento notarial en soporte papel a legalizar generada en los pasos 2 y 3.

5. Una vez expedido el folio digital de legalización con firma digital del notario legalizante, ingresar en la página web del Colegio, Módulo de Legalizaciones Digitales, y descargar el archivo con la legalización digital.

6. Imprimir la foja de legalización digital y adosarla al documento papel legalizado. Firmar y sellar la foja de legalización digital y aplicar el sello uniendo ambos instrumentos. Vincularlo través del número de folio digital atestado en la recomendación del paso 3.