Reglamento para la expedición de copias por el Archivo de Actuaciones Notariales

 

ARTÍCULO 1°. REGULACIÓN: Por el presente reglamento se dejan reguladas las condiciones de expedición de copias de las escrituras obrantes en los protocolos depositados en el Archivo de Actuaciones Notariales del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires.

ARTÍCULO 2°. CARACTERÍSTICAS: Se expedirán PRIMERAS o ULTERIORES COPIAS de la documentación referida en el artículo 1° del presente, a la parte interesada que lo requiera, para permitir al solicitante la vinculación en su carácter de sujeto titular con el objeto del documento y acceder al ejercicio de los derechos emanados de esa relación. Las expediciones citadas tienen como sustento jurídico acreditar la titularidad de un derecho. Si sólo se trata de probar la existencia y contenido del documento, basta con la copia simple, que goza de fe pública.

La simple copia consiste en una reproducción del documento, expedida sin autenticación alguna, en fotocopia o por otros medios técnicos, que es inhábil para acreditar la existencia del instrumento de que se trate y/o el derecho contenido en el mismo.

ARTÍCULO 3°. OBJETO: Será objeto de expedición de primera o ulteriores copias, toda escritura que se relacione con algún derecho del requirente, cuya titularidad deba ser ejercida a través de su acreditación documental, mediante informe registral con vigencia de 90 días a contar de la fecha de su presentación en el Registro correspondiente.

ARTÍCULO 4°. PRIMERAS O ULTERIORES COPIAS: Se expedirá PRIMERA COPIA toda vez que de las notas obrantes en el protocolo, resulte no haberse ésta expedido, salvo que el requirente acredite su existencia o hubiere constancia judicial de la misma.

Será ULTERIOR COPIA toda vez que haya constancia de alguna expedición anterior; el grado resultará de las notas marginales del documento protocolar.

En los supuestos de omisión en la matriz de la expedición de primera o ulterior copia, el Archivo solicitará, en el caso de corresponder, al Registro de la Propiedad o al órgano inscriptor respectivo, la copia de la minuta de inscripción o certificación similar. El Archivo dejará constancia del grado de la copia que resulte en virtud de ello en el concuerda del documento y asentará esta circunstancia en el protocolo respectivo.

Si el acto no se encuentra registrado y en el protocolo no consta nota de expedición alguna, se expedirá la primera copia para su inscripción, a requerimiento del adquirente -o su representante-, o del vendedor -o su representante- pero con destino al ADQUIRENTE. Se podrá designar notario al efecto de confeccionar las minutas respectivas y cumplir los demás requisitos de publicidad registral.

ARTÍCULO 5°. DESTINATARIOS: Las primeras o ulteriores copias se darán a quien/es acredite/n la titularidad que permite el ejercicio de los derechos inherentes al negocio jurídico instrumentado, en tanto no resulten de la misma escritura o se encuentre relacionado en ella, pendientes de cumplimiento, obligaciones de dar o hacer alguna cosa, conforme con lo dispuesto por el artículo 308 del Código Civil y Comercial; sin perjuicio de lo establecido en el artículo 116, apartado IV del Reglamento Notarial. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

ARTÍCULO 6°. OBLIGACIONES PENDIENTES: En los casos en que la escritura contenga la constancia de alguna obligación pendiente de dar o de hacer, en que el peticionante del testimonio sea sujeto pasivo de esa relación jurídica, se debe requerir uno de los siguientes actos: a) la acreditación en instrumento público de la extinción de la obligación, b) la conformidad del acreedor, o c) la autorización judicial. Estos requisitos no se exigirán en caso que el acreedor de la obligación pendiente solicite el testimonio exclusivamente para el ejercicio de su derecho. Se deberá proceder a la expedición del ulterior testimonio solicitado si la obligación se encuentra en condiciones de ser tenida por prescripta; o si tiene por objeto derechos reales de garantía, cuando estén cumplidos los plazos de extinción de sus efectos registrales. El jefe del Archivo calificará el transcurso de los plazos referidos en este párrafo. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

ARTÍCULO 7°. En caso que del documento no surgiera ninguna obligación pendiente, pero del informe de dominio surgiera que el inmueble se encuentra gravado con derecho real de hipoteca o anticresis o consten medidas cautelares, se expedirá testimonio o copia en los términos del Art. 308 CCyC dejando expresa constancia en el folio de actuación de la prevención de tal situación que surge del informe de dominio. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

ARTÍCULO 8°. INTERÉS LEGÍTIMO: Se considerará con “interés legítimo” para solicitar la expedición de primera o ulterior copia, toda persona que acredite vinculación con la escritura o acta cuya copia se requiere, conforme con la cual pueda aceptar, constituir, exigir, reclamar, modificar o extinguir derechos o pretender la eliminación de responsabilidad de su parte, imputarla a otros o asentar derechos tangencialmente reconocidos o atribuidos en el documento.

ARTÍCULO 9°. CONSORCIO DE COPROPIETARIOS: Tanto el administrador de los consorcios de copropietarios como cualquiera de los copropietarios que acrediten debidamente su titularidad dominial, tienen interés legítimo suficiente para solicitar la expedición de primera o ulteriores copias de escrituras que acrediten la existencia, modificación o desafectación al régimen de copropiedad. En el caso de ser solicitado por un propietario, se expedirá la copia exclusivamente con relación a la unidad funcional de quien justifique su titularidad registral. En ningún caso la expedición de dicha copia implicará la anulación del testimonio oportunamente expedido para el Consorcio de Copropietarios.

Cada copropietario tiene asimismo la posibilidad de solicitar “copias simples” del Reglamento de Copropiedad y Administración.

ARTÍCULO 10. PERSONAS JURÍDICAS: La expedición de primeras o ulteriores copias relativa a la constitución, modificación, reorganización, disolución y liquidación societaria, sólo podrá ser solicitada por el/los representante/s del ente del que se trate.

En el caso de sociedades no constituidas regularmente, cualquiera de los socios, en tanto acredite tal estado de la sociedad, puede representar a la misma para solicitar primeras o ulteriores copias.

La acreditación del cargo o apoderamiento y su vigencia o, en su caso, de la calidad de socio de una sociedad no constituida regularmente, deberá hacerse con las constancias documentales fehacientes. Si las mismas resultan del propio documento cuya copia se solicita, se tendrá por probado con la sola declaración de no haber cesado en el cargo o apoderamiento, o no haber perdido la condición de socio de la sociedad en estado de irregularidad, según cada caso.

Los socios podrán solicitar “copias simples” del contrato social, estatuto, o sus modificaciones, reorganizaciones, disolución o liquidación societaria.

Ante la falta de documentos habilitantes, sólo se expedirán primeras o ulteriores copias por orden judicial.

ARTÍCULO 11. PODERES: En materia de “poderes”, la copia sólo podrá ser requerida por el o los poderdantes, salvo que en el mismo poder se hubiere autorizado al apoderado o a otra persona para hacerlo, no hubiere constancia de revocación y el requirente manifieste que dicho apoderamiento se encuentra vigente.

Los “poderes irrevocables” dan derecho al apoderado a solicitar tanto primera como ulterior copia del mismo, en tanto no se encuentren vencidos; facultad extensible a la de los títulos comprendidos en el objeto del apoderamiento. Si el plazo de irrevocabilidad del poder estuviere vencido y no constare en el documento que el vencimiento del plazo de irrevocabilidad importa la revocación del apoderamiento, se admitirá el requerimiento según lo establecido en el párrafo precedente, salvo que del poder resulte constancia de revocación en el documento matriz.

La primera y/o ulterior copia de los “poderes post mortem” podrá ser requerida por el o los apoderados designados, aún después de la muerte del poderdante, en tanto el/los solicitante/s declare/n la vigencia del mismo, salvo que en el documento matriz del que se debe expedir la copia, conste su revocación.

ARTÍCULO 12. FIDEICOMISOS - CESIONES: Podrá solicitar copia de los fideicomisos, “el o los fiduciarios” en ejercicio de la función o quienes los sustituyan, así como también los beneficiarios y fideicomisarios o sus sucesores singulares o universales.

La primera o ulterior copia de la cesión de derechos en el fideicomiso solo podrá ser requerida por la parte cesionaria.

ARTÍCULO 13. LEASING: En los contratos de leasing, podrá expedirse primera o ulterior copia a requerimiento tanto del dador como del tomador, en razón de la diversidad de intereses.

ARTÍCULO 14. ADJUDICACIONES: COMUNIDADES, CONDOMINIO: En las adjudicaciones, sólo podrán requerir primera o ulterior copia los adjudicatarios, quienes asimismo, podrán requerir ulteriores copias de los títulos antecedentes en los que se causa la adjudicación.

ARTÍCULO 15. AFECTACIONES. LEY 14.394 y 24.374: En las afectaciones a beneficios como los de la ley 14.394, podrán requerir la expedición de primeras o ulteriores copias únicamente los constituyentes. Y en los supuestos de regularización dominial, tanto el sujeto que la tramita como el organismo de aplicación.

ARTÍCULO 16. TESTAMENTOS: En materia de testamentos, en vida del testador, solo éste podrá solicitar la expedición de primera o ulteriores copias.

Después del fallecimiento del testador, únicamente el juez que intervenga en el juicio testamentario tiene competencia para ordenarla. En este supuesto, los herederos instituidos, legatarios y demás beneficiarios, podrán solicitar “copia simple” si se acredita la defunción del testador mediante copia autenticada del acta o del certificado expedido por el Registro Civil.

ARTÍCULO 17. AUTOPROTECCIÓN: En las declaraciones de autoprotección, podrán solicitar copias tanto el declarante como la persona designada para hacer cumplir dichas disposiciones.

ARTÍCULO 18. DECLARACIONES UNILATERALES - ACTAS: En las declaraciones unilaterales de voluntad, exclusivamente el otorgante de las mismas cuenta con interés legítimo para solicitar la expedición de primera o ulterior copia.

En las actas, podrán requerirla el o los requirentes, así como también los requeridos y entrevistados que participaron en ella.

ARTÍCULO 19. DONACIONES: OFERTAS: En las escrituras que contengan donaciones de aceptación diferida (ofertas) podrá ser requerida primera o ulterior copia por parte del donante y el/los donatarios, salvo que se acredite su revocación o existiere nota marginal en tal sentido.

En el caso que fuere solicitada por el o los donatarios, el requirente deberá acompañar una declaración de verdad o declaración jurada de no haber sido revocada tal donación.

Asimismo, el o los donatarios podrán solicitar ulterior copia del título de propiedad del inmueble comprendido en la oferta de donación, a los únicos efectos de otorgar la aceptación de la misma, con copia certificada de la oferta respectiva, constancia registral que acredite la propiedad del donante y la documentación adicional que por razón del tracto fuere necesaria.

ARTÍCULO 20. GESTIÓN DE NEGOCIOS: En los supuestos de gestión de negocios anotada en el asiento de dominio o que obre en el mismo documento, la primera o ulterior copia podrá ser requerida por el gestor o sus herederos y el beneficiario o dueño del negocio o sus sucesores, salvo que se acredite la revocación de la misma o existiere nota marginal en el protocolo en ese sentido.

ARTÍCULO 21. COMPRA PARA MENORES: En la compra para menores de edad, se aplicará lo dispuesto en el artículo precedente sobre la gestión de negocios. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

ARTÍCULO 22. ESTIPULACIÓN - CONTRATO ONEROSO DE RENTA VITALICIA: En las estipulaciones a favor de terceros y los contrato oneroso de renta vitalicia, podrán solicitar primera o ulterior copia, él o los estipulantes, en tanto no se acredite la aceptación del tercero o cuando sean ellos mismos los beneficiarios de la renta. Éstos últimos podrán hacerlo en todos los casos, cuando hubieran aceptado o a los efectos de aceptar la estipulación o beneficio.

A su vez, los “promitentes” como titulares del capital de la renta, podrán requerirlo sin que le sea aplicable la restricción del artículo 308 del Código Civil y Comercial por cuanto su título es el sustento material de la renta y no representa obligación pendiente de la transmisión, sino parte sustancial del contrato. Por tanto, el requirente deberá acreditar con su declaración de decir verdad o jurada, encontrarse al día en el pago de la renta y con el informe registral, la inexistencia de medidas cautelares que denuncien lo contrario. (Modificado en sesión de Consejo Directivo de fecha 9/11/2018)

ARTÍCULO 23. EJECUCIÓN ESPECIAL: Conforme con lo reglado por el artículo 56 de la ley 24.441, en los procedimientos de ejecución especial, el acreedor podrá solicitar primera o ulterior copia del título de propiedad, debiendo acreditar la habilitación del procedimiento en el ámbito judicial, conforme al artículo 54 de la citada ley.

ARTÍCULO 24. SUCESORES O REPRESENTANTES: Los sucesores inter vivos o mortis causa que acrediten dicha calidad y los representantes con poder de administración o disposición de la cosa o derecho objeto del documento por el que se solicita la expedición, podrán requerir “primera” o “ulterior copia” ó “copia simple” según el caso, toda vez que sus causantes o poderdantes estén facultados a hacerlo.

ARTÍCULO 25. SITUACIONES NO CONTEMPLADAS: Sin perjuicio de la atribución judicial para ordenar las expediciones a que se refiere este reglamento, con independencia de esta regulación, en los casos no contemplados o que resulten dudosos se someterá a su competencia la orden de expedición.

ARTÍCULO 26. NOTAS: Solo se anotarán marginalmente las expediciones de primeras o ulteriores copias, debiendo guardarse en legajo especial toda documentación acreditativa que justifica la misma, así como las órdenes judiciales al respecto.

Se consignarán además notas relacionadas con el documento protocolar, sea para precisar, complementar, modificar o extinguir derechos u obligaciones, tales como aclaratorias de todo tipo, revocación de poderes u otros directamente vinculados a su contenido, requerido por autoridad competente o escribano de registro, debiendo agregarse fotocopia certificada del mismo.

Aprobado en sesión del Consejo Directivo de fecha 14/08/2014.
Modificado en sesiones del Consejo Directivo de fechas 15/12/2017 y 09/11/2018.