Reglamento del archivo
REGLAMENTO
Art. 1: El Archivo de Actuaciones Notariales, en virtud de la delegación conferida por la Excelentísima Suprema Corte de Justicia de la Provincia de Buenos Aires, regirá su funcionamiento por lo establecido en el presente Reglamento y las resoluciones especiales que dicte al efecto el Consejo Directivo del Colegio.
Art. 2.1: El Consejo Directivo del Colegio de Escribanos designará un notario colegiado en actividad o jubilado de la Caja de Seguridad Social con el cargo de Jefe de Archivo de Actuaciones Notariales, quien actuará bajo el control y dependencia directa del Consejo Directivo, con las atribuciones y deberes que emergen de los artículos 148, 150, 151, 152, 154-I, 167, 168, 169, 170 y 171 de la Ley 9020. El Consejo Directivo dictará las resoluciones pertinentes para regular la sustitución del Jefe o para el nombramiento de delegados con las mismas facultades, deberes y responsabilidades en una o más Delegaciones.
2.2 Asimismo el Comité Ejecutivo podrá designar dos profesionales con título de notario o abogado que tendrán la firma autorizada para suscribir la documentación prevista en el Art. 14 del presente Reglamento. Su actuación estará bajo la supervisión del Jefe del Archivo o de quien lo reemplace en caso de ausencia. (Modificación aprobada por el Consejo Directivo con fecha 28 de febrero de 2014)
2.3. En caso de ausencia o incapacidad temporaria del Jefe lo reemplazará el Director de Servicios Notariales, y en caso de ausencia de o incapacidad temporaria de ambos, un Inspector del Colegio, designado por el Comité Ejecutivo a propuesta del Inspector General. El reemplazante tendrá las mismas facultades y deberes que corresponden al Jefe. El Jefe de Archivo o su reemplazante son responsables de la guarda y conservación en buen estado de los protocolos recibidos para su depósito y de la supervisión de la documentación suscripta por los profesionales designados conforme lo establecido en el presente artículo apartado 2.
(Modificaciones aprobadas por el Consejo Directivo con fecha 28 de febrero de 2014)
Art. 3: Para el depósito y guarda de los protocolos y libros de requerimiento de certificaciones de firmas e impresiones digitales, el Colegio, por resolución del Consejo Directivo, habilitará los locales que fueren necesarios en la ciudad Capital de la Provincia y en las distintas sedes de las Delegaciones del Colegio. Dichos locales deberán reunir las condiciones de seguridad acordes con la naturaleza de la documentación depositada y de funcionalidad necesarias para el servicio de los usuarios y las actividades administrativas propias de la función.
Art. 4: El personal del Archivo actuará bajo la dependencia directa del Jefe en lo que hace a la asignación de funciones, control de tareas y cumplimiento de las normas establecidas por el Colegio.
Art. 5: El Archivo de Actuaciones Notariales recibirá bajo inventario, cuyas formalidades determinará el Consejo Directivo, los tomos de Protocolos Notariales y Libros de Requerimientos de Certificaciones de Firmas e Impresiones Digitales de los Registros, los que deberán encontrarse debidamente encuadernados, con sus índices correspondientes, e insertas sus notas de clausura y anulados los folios no utilizados. La fijación de la fecha y hora de recepción será establecida por el Jefe de Archivo y notificada por escrito.
Art. 6: A los efectos del cumplimiento de lo previsto en el artículo anterior, el Consejo Directivo dictará las resoluciones pertinentes para permitir a los notarios la entrega al Archivo de Actuaciones Notariales de las existencias en su poder, previa resolución del Juzgado Notarial.
Art. 7: La guarda de los Protocolos y demás documentación notarial se efectuará mediante su almacenamiento en estanterías adecuadas, debidamente ordenadas, y a los efectos de la búsqueda y ubicación de cada elemento se llevarán los índices y ficheros necesarios debiendo como mínimo establecerse un índice de acceso por número de Registro Notarial y orden alfabético por apellido y nombre de cada notario.
Art. 8: Los Protocolos y demás documentación notarial existente en el Archivo podrán ser consultados cuando medie orden de juez competente o a requerimiento de quien tenga interés legítimo con relación a determinados documentos. Se hallan investidos de tal derecho los otorgantes, sus representantes o sucesores universales o singulares, los notarios o escribanos de cualquier jurisdicción, y aquellos profesionales que se encuentren debidamente autorizados para el diligenciamiento de oficios judiciales que ordenen la exhibición de la documentación mencionada. En todos estos casos los solicitantes deberán acreditar el carácter en que actúan, nombre completo, número y tipo de documento de identidad.
Los abogados y procuradores debidamente matriculados en el ejercicio de su profesión, podrán tener acceso a la consulta de protocolos y demás documentación notarial existente en este Archivo, completando la solicitud correspondiente. Acreditarán su calidad de tales con la presentación de la credencial y la constancia de encontrarse al día con la matrícula de su Colegio profesional. (Modificación aprobada por el Consejo Directivo con fecha 18 de julio de 2003)
Art. 9: No se autorizará la exhibición de escrituras que contengan actos de última voluntad, salvo que: a) El solicitante justifique con la correspondiente partida de defunción el deceso del testador, y se acredite la vocación hereditaria o legataria; b) Cuando mediare autorización judicial expresa conferida a persona determinada y c) Cuando dichos actos deban ser consultados como antecedentes de estudios de títulos.
Art. 10: El Jefe de Archivo queda facultado para arbitrar las medidas y procedimientos operativos que garanticen el control y seguridad de la documentación en el acto de consulta, ya sea mediante normas generales, órdenes de servicio o las específicas que considere prudente dictar en casos particulares.
Art. 11: La exhibición de la documentación se hará mediante solicitud practicada en el formulario pertinente, previo pago de la tasa retributiva del servicio que corresponda, conforme a los valores que establezca periódicamente el Consejo Directivo del Colegio.
Art. 12: Los protocolos y demás documentación notarial depositados en el Archivo no podrán ser retirados del mismo, sino por caso fortuito o de fuerza mayor; por orden judicial, en cuyo caso deberá solicitarse del magistrado actuante, al remitirse el tomo, o los folios correspondientes y/o la documentación solicitada, que informe sobre el plazo que estime necesario para su devolución, transcurrido el cual se le requerirá la misma por nota. En caso fortuito o de fuerza mayor por disposición del Consejo Directivo del Colegio de Escribanos o del Comité Ejecutivo del mismo.
En el supuesto de orden judicial deberá comunicarse tal circunstancia al Juzgado Notarial. En los restantes casos, deberá ponerse en conocimiento de la Excelentísima Suprema Corte de Justicia, con indicación de las circunstancias determinantes del traslado.
Art. 13: La fijación del horario de atención al público será establecido por el Comité Ejecutivo del Colegio a propuesta del Jefe de Archivo, quien tendrá en consideración las características del servicio. Al comienzo de cada día de labor todos los volúmenes deberán encontrarse estibados en su correspondiente ubicación física, previamente asignada.
Art. 14: El Archivo de Actuaciones Notariales por medio del Jefe del mismo o su sustituto, o de los profesionales designados conforme el procedimiento establecido en el art. 2.2 del presente Reglamento procederá a:
a) Expedir copias o certificaciones que se le requieran, con los recaudos previstos en los artículos 150 y 152 de la Ley 9020 y 8 de este Reglamento.
b) Insertar las atestaciones relativas a las constancias y menciones previstas en el artículo 148, parágrafo 1, incisos 1 a 6 de la Ley 9020, con los recaudos y limitaciones establecidos en dicha norma.
c) Ordenar, supervisar y organizar la encuadernación de tomos de los protocolos que llegaran al AAN por orden judicial sin cumplimentar dicho requisito.
(Modificaciones aprobadas por el Consejo Directivo con fecha 28 de febrero de 2014)
Art. 15: El oficio que ordena la expedición de copia de escrituras públicas y/o de documentos accesorios deberá contener la resolución que así lo dispone.
Art. 16: Las copias pueden expedirse en forma mecanografiada o fotocopiada.
Si el documento no contiene prestaciones pendientes, se expedirán las primeras o ulteriores copias a requerimiento judicial o a solicitud de quien haya sido otorgante y/o parte en el acto o de su representante legal o convencional, quien deberá acreditar su personería mediante poder con facultades suficientes. En este último caso, la firma del solicitante y el carácter invocado, deberá contar con la certificación de notario o escribano, cuya firma será legalizada por el Colegio respectivo, cuando corresponda. Si el documento se hallare inscripto, se solicitará además se acompañe informe de dominio actualizado que demuestre la titularidad de éste. Si del documento surgen prestaciones pendientes, se exigirá también informe de dominio actualizado que, además de la titularidad, acredite el cumplimiento de las mencionadas obligaciones. No encontrándose cumplidas las prestaciones, se procederá como lo indica el artículo 1007 del Código Civil.
Excepto en los casos de requerimiento judicial, el solicitante deberá justificar el motivo del pedido.
Cuando se trate de actos cuya inscripción registral sea necesaria, el requerimiento o la solicitud deberá contener la rogación expresa que la nota de expedición habilite su registración.
Las segundas o ulteriores copias de poderes deberán ser solicitadas por quienes los otorgaron. Se exceptúan los casos cuando: a) el apoderado aparezca expresamente autorizado para solicitarlas en el texto del poder y b) en los «poderes especiales irrevocables» que reúnan los requisitos del artículo 1977 del Código Civil.
En todas las solicitudes deberá indicarse nombre del notario autorizante y/o número de Registro y Partido, fecha de la escritura, su número y el folio en que se asentó y el nombre de todas o alguna de las partes intervinientes en el acto. En las copias certificadas deberá, además, indicarse el motivo de la solicitud y el destino de la copia.
Cuando el solicitante desconozca alguno de los datos exigidos para dar curso al trámite, siempre que conozca el nombre de las partes, el Notario autorizante y el año de la escritura, podrá solicitar que por el índice del Protocolo correspondiente se le informen los datos que ignora.
Toda documentación que se expida deberá ser refrendada por el Jefe o su reemplazante, mediante su firma y sello, los que serán legalizados cuando fuere necesario, por la Delegación respectiva. La solicitud y la documentación acompañada en el pedido de segundas o ulteriores copias será archivado por el plazo de DIEZ AÑOS y el pedido de la restante documentación por el plazo de CINCO AÑOS. Luego de transcurrido ese lapso, la misma será destruida.
Art. 17: En todos los casos, la prestación de los servicios enumerados en el artículo anterior, se efectuará previo pago de las tasas retributivas que se establezcan por el Consejo Directivo.
Art. 18: El Archivo de Actuaciones Notariales deberá practicar las anotaciones y constancias ordenadas judicialmente, sin cargo o derecho a retribución alguna en los casos en que así fuera ordenado y conste en el oficio. Tampoco cobrará arancel alguno por los pedidos de informe que deba evacuar a requerimiento de los señores Jueces o Tribunales, del Poder Ejecutivo Nacional o sus dependencias, del Poder Legislativo y Organismos de la Constitución. Igual tratamiento corresponderá aplicar a los pedidos de informe de los gobiernos provinciales y municipales. Esta exención no alcanza a otros servicios o entidades.
Art. 19: Sin perjuicio de la documentación exigida por las normas contables y administrativas del Colegio de Escribanos, el sector de mesa de entradas del Archivo de Actuaciones Notariales, llevará un libro, rubricado en todos sus folios por uno de los Secretarios del Colegio, en el cual se volcará el movimiento diario de la expedición y exhibición de la documentación. Al cierre de la actividad diaria se clausurará el folio correspondiente con el resumen de cada rubro mediante asiento firmado por el responsable del sector y el jefe del Archivo o su sustituto. Esta actividad de la Mesa de Entradas podrá ser llevada en forma computarizada.
Art. 20: El Jefe de Archivo elaborará mensualmente una estadística que refleje el movimiento de la actividad del Archivo, así como la recaudación de las tasas retributivas. Sin perjuicio de ello trimestralmente, o en toda oportunidad que lo requiera el Consejo Directivo o el Comité Ejecutivo del Colegio, deberá presentar una relación informativa detallada de las actividades cumplidas durante el período transcurrido.
Art. 21: El Comité Ejecutivo aprobará y modificará los formularios utilizados para la exhibición de protocolos y libros de requerimientos y expedición de reproducciones, los destinados al cobro de tasas retributivas, así como también el diseño y constancias integrantes del libro diario establecido en el Art. 18 y toda otra documentación a utilizarse por el Archivo. Cuando se utilice el formulario provisto por el Archivo, deberán completarse claramente, con una misma máquina o con letra manuscrita bien legible, los distintos rubros. El profesional que formule el pedido, deberá suscribirlo con firma y sello. En los casos que el solicitante autorice a otra persona para su tramitación, deberá consignar nombre, apellido y tipo de documento de identidad del autorizado.
Art. 22: El Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires podrá practicar como medida de seguridad, la reproducción microfílmica o mediante procedimientos similares, parcial o total, de la documentación depositada en el Archivo. El Archivo microfílmico o similar deberá ser puesto bajo un régimen de seguridad ambiental, separado físicamente o por elementos apropiados, del Archivo General de Protocolos Notariales. La destrucción de la documentación reproducida, sin valor jurídico o histórico, será ordenada por la Excelentísima Suprema Corte de Justicia de la Provincia, previo dictado de las normas que justifiquen dicha destrucción y den fuerza convalidante documental al elemento que contenga la reproducción de los originales.
Art. 23: Todos los bienes inmuebles y muebles, elementos, maquinarias o implementos de cualquier naturaleza que el Colegio de Escribanos aporte para el funcionamiento del Archivo de Actuaciones Notariales son de su absoluta propiedad y se considerarán solamente afectados al servicio en uso gratuito, sin cargo alguno para el Estado Provincial frente a cualquier evento.
Aprobado en sesión del Consejo Directivo del 28 de febrero de 2014.
Vigencia: a partir del 01/03/2014